Che cos'è questo?
Questa frase proviene da "Libro dei riti: Dottrina della media". Ha otto parole, ma dice una verità che la maggior parte delle persone ignora:
> Tutto può essere sostenuto se sei preparato in anticipo; se non sei preparato, crollerai.
Nelle parole di oggi:
> Non perdi sul campo di battaglia, perdi nella stanza prebellica.
> Non perdi nell'esecuzione, perdi nella preparazione.
> Ciò che consideri "improvvisazione" è in realtà l'espressione naturale dopo la preparazione.
Tieni presente che questo non è un esempio negativo di "i piani non possono tenere il passo con i cambiamenti". Non si tratta di "pianificazione", ma di preparazione. La differenza tra pianificazione e preparazione è: un piano è qualcosa che scrivi su carta, mentre la preparazione è qualcosa che incidi nel tuo corpo. La pianificazione è il presupposto del futuro e la preparazione è la fiducia necessaria per affrontare l'inaspettato.
Quando "La dottrina della media" dice questo, si riferisce all'auto-coltivazione di un gentiluomo - non per renderti un project manager, ma per farti "resistere" in ogni situazione. Puoi resistere, non perché sei forte, ma perché sei preparato.
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Perché è importante?
La maggior parte delle persone vive nel mondo con un'illusione: Sono quasi pronto e posso iniziare.
Poi lasciano cadere la palla nel momento critico, non perché non siano intelligenti, ma perché pensano che la "preparazione" sia una domanda a scelta multipla, non una risposta obbligatoria. Prepararsi non è "fare meglio", prepararsi è "non fare nulla o morire".
Nei venticinque anni trascorsi da quando sono arrivato in Europa, ho visto troppe persone cadere in questa illusione.
Caso 1: Il road show finanziario "ben preparato".
Un imprenditore mi ha detto che si è preparato per il roadshow di finanziamento in tre mesi: ha modificato 27 versioni del PPT, ha realizzato 8 versioni del modello di dati e ha persino assunto un coach vocale.
Il giorno del road show, l'investitore ha posto la domanda: "Cosa faresti se domani il prezzo di un prodotto concorrente scendesse del 30%?"
Era sbalordito. In tutto il materiale che ha preparato, nessuna pagina ha risposto a questa domanda. Ha preparato “chi sono io”, ma non “chi sono io se il mondo cambia”.
Tre mesi dopo, ha ricevuto denaro da un'altra organizzazione, non perché il suo PPT fosse migliore, ma perché aveva preparato trenta "e se" prima del secondo road show.
Questa è "istituzione precauzionale": la preparazione non consiste nel preparare ciò che vuoi mostrare, ma nel prepararti per cose che potresti non aspettarti. Nei 25 anni trascorsi da quando sono venuto in Europa, il miglior negoziatore che abbia mai visto non è quello con la migliore eloquenza, ma quello che ha preparato più "sorprese".
Caso 2: Pronto Soccorso di Firenze
C'è un ospedale privato a Firenze noto per l'alto tasso di successo negli interventi chirurgici. Ho chiesto al chirurgo: "Qual è il tuo segreto?"
Ha detto: "Prima dell'operazione, faremo una 'prova' - non un'operazione simulata, ma un incidente simulato. Cosa succede se la quantità di sanguinamento supera le aspettative? Cosa succede se la dose di anestetico non è sufficiente? Cosa succede se l'attrezzatura si guasta improvvisamente? Abbiamo preparato tre serie di piani per ogni possibilità."
"Non sarebbe una perdita di tempo?"
"Preparare tre serie di piani è uno spreco di un'ora prima dell'intervento chirurgico. La mancata preparazione è uno spreco della vita del paziente."
Questo è "la preparazione porta al fallimento": la preparazione non è nemica dell'efficienza, la preparazione è il fondamento dell'efficienza. Nei 25 anni trascorsi da quando sono arrivato in Europa, la squadra italiana più efficiente che abbia mai visto non è la più veloce, ma la più ben preparata. La loro preparazione può sembrare "lenta", ma la loro esecuzione non guarda mai indietro.
Caso 3: Il discorso "impreparato".
C'era un oratore di TED che ha parlato in modo così brillante che il pubblico si è alzato in piedi e ha applaudito. Qualcuno gli ha chiesto nel backstage: "Come fai a farlo in modo così naturale?"
Ha detto: "L'ho praticato trecento volte".
"Trecento volte?!"
"Sì. Non si tratta di leggere una sceneggiatura, si tratta di parlare al muro, parlare con gli amici e parlare davanti allo specchio. Ogni volta mi preparo: preparo gli occhi, preparo le pause e preparo le possibili reazioni del pubblico. Quei 18 minuti sul palco sono il risultato dei miei 300 preparativi."
Questo è un "istituto precauzionale": ciò che pensi sia improvvisato è tutta una preparazione. Ciò che pensi sia naturale è solo una prova generale. Sono in Europa da 25 anni e insegno agli studenti un principio nella lezione pratica di business di pblcoach.com: Ogni "facile" che il pubblico vede è dietro la preparazione "non facile".
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Questo mi ricorda il Circolo di Deming e il pensiero pianificatorio
Ci sono due concetti nei tempi moderni, che sono esattamente gli stessi della frase ne "La dottrina della media".
Il primo è il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) di W. Edwards Deming. Ha detto: Qualsiasi miglioramento non inizia dal "fare", ma dalla "progettazione". E la pianificazione non è una cosa una tantum, è ciclica: fallo, controlla, pianifica di nuovo, fallo di nuovo. Un vero maestro non è colui che ha una forte capacità di esecuzione, ma ha una forte capacità di pianificazione.
L'"istituzione precauzionale" della "Dottrina della media" è la versione orientale del PDCA: non è "prima fallo e poi parlane", ma "prima pensaci bene e poi fallo". Inoltre, la "preparazione" non è una preparazione una tantum, ma una preparazione continua - come PDCA, preparare, eseguire, rivedere e preparare di nuovo.
Il secondo è la “pianificazione di emergenza” in campo militare. L’esercito americano ha un principio: qualsiasi piano di combattimento deve includere tre livelli di preparazione: Piano A (situazione ideale), Piano B (blocco parziale) e Piano C (fallimento completo). Non è perché sono pessimisti, è perché sanno: l'unica costante sul campo di battaglia è il cambiamento.
Questo è "prevenire o fallire": ciò che prepari non è "ciò che accadrà", ciò che prepari è "e se accadesse qualcos'altro". Nei 25 anni trascorsi da quando sono arrivato in Europa, i migliori imprenditori che ho incontrato non sono i più ottimisti, ma quelli che hanno preparato i piani più pessimisti.
Ancora più interessante è la teoria "Pre-mortem" dello psicologo Gary Klein. Ha detto: Quando la maggior parte dei team prende decisioni, immagina come sarà il successo. Ma un team veramente efficace immaginerà quale sarà il fallimento: "Se questo progetto fallisce, qual è la ragione più probabile?" e quindi tappare queste scappatoie in anticipo.
Ciò è del tutto coerente con ciò che dice "La dottrina della media": "prepararsi" non significa prepararsi a vincere, ma prepararsi a non perdere. Non è necessario prepararsi quando si vince, ma non è necessario prepararsi abbastanza quando si perde.
> La fortuna che ritieni sia inevitabile una volta terminati i preparativi.
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##Come farlo?
1. Prima di fare qualsiasi cosa, chiediti: "Se questa cosa fallisce, qual è la ragione più probabile?"
La domanda non è “come avere successo”, ma “come fallire”. Questo è il metodo di prova di Gary Klein.
"Vuoi raccogliere fondi?" → "Se gli investitori dicono di no, qual è la ragione più probabile?" (La valutazione è troppo alta? Il mercato è troppo piccolo? La squadra non è abbastanza forte?)
"Sta per uscire un prodotto?" → "Se gli utenti non lo acquistano, qual è il motivo più probabile?" (Funzionalità sbagliata? Prezzo sbagliato? Promozione inadeguata?)
"Hai una riunione?" → "Se l'incontro non raggiunge i suoi obiettivi, qual è il motivo più probabile?" (L’ordine del giorno non è chiaro? Le persone chiave non sono presenti? Non c’è abbastanza tempo?)
Sono in Europa da 25 anni e insegno agli studenti un principio nella lezione pratica di business di pblcoach.com: Prepararsi non significa prepararsi per lo "scenario migliore", ma prepararsi per lo "scenario peggiore". Lo scenario migliore non richiede alcuna preparazione, lo scenario peggiore sì.
2. Prepara tre piani, non uno
Un piano è il gioco d'azzardo, tre piani sono la strategia.
- Piano A: il percorso ideale: tutto avviene come previsto.
- Piano B: parzialmente bloccato: per metà si prevede che si realizzi, per l'altra metà richiede un aggiustamento.
- Piano C: fallimento totale: ricominciare da zero, serve il Piano B del Piano B.
Nei 25 anni da quando sono arrivato in Europa, ho incontrato i migliori negoziatori, i migliori oratori e i migliori imprenditori - tutti hanno una cosa in comune: Ciò che preparano non è "cosa dirò", ma "se l'altra parte dice questo, cosa risponderò; se l'altra parte dice così, cosa risponderò; se l'altra parte non dice nulla, cosa farò." Tre serie di piani, non tre serie di PPT, ma tre serie di preparazioni psicologiche.
3. Trasformare la preparazione in una "lista" anziché in un "ricordo"
Il cervello umano dimentica, gli elenchi no. I piloti non guardano la memoria prima del decollo, guardano la loro lista di controllo. Il medico non guarda la memoria prima dell'operazione, ma guarda l'elenco.
Preparare una lista di controllo non è un processo burocratico, è una rete di sicurezza. Dopo essere venuto in Europa per 25 anni, ho scoperto che i migliori team hanno l'abitudine: Scrivono un elenco di preparazioni per scenari ad alta frequenza e lo affiggono sul muro. Non perché non ricordino, ma perché la lista di controllo rimuove l'illusione di "pensavo di essere preparata".
Cosa dovrebbe essere nella tua lista?
-Le persone chiave sono state contattate?
-I dati chiave sono stati verificati?
- Hai pensato al peggio?
- Il piano B è pronto?
- Sei in buone condizioni fisiche? (Molte persone lo ignorano)
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Quando?
"Tutto è fatto in anticipo" non è una terminologia professionale per la gestione dei progetti, è il pensiero di fondo che puoi usare oggi:
Quando ti senti "quasi pronto" - Chiediti: "Se domani non succede nulla come previsto, sono preparato?" Quasi, ma molto peggio.
Quando devi prendere una decisione importante, non affrettarti a firmare. Prima dormi un po' e guardalo di nuovo il giorno dopo. Non si tratta di ritardare, ma di dare più tempo per prepararsi. Molte decisioni sbagliate si verificano quando siamo “troppo frettolosi”.
Quando ti trovi ad affrontare una situazione inaspettata, non reagire frettolosamente. Chiediti prima: "Ho pensato a questa situazione mentre mi preparavo?" Se ci pensi, segui il piano. Inaspettatamente mi sono detto: "Va bene, ci penserò la prossima volta quando mi preparerò".
Quando invidi la "buona prestazione sul posto" di qualcun altro - Non invidiare il suo "sul posto", chiedi della sua "preparazione". I suoi 18 minuti di eccitazione sul palco sono stati 180 ore di preparazione fuori dal palco. Ciò che vedi è "performance", ciò che non vedi è "preparazione".
Quando sei pronto ad arrenderti - Chiediti: "Sono davvero abbastanza preparato? O sono solo stanco della preparazione?" La maggior parte delle persone fallisce sia perché è completamente preparata, sia perché non lo è abbastanza, e poi dice a se stessa "Ho fatto del mio meglio".
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Dove?
La regola di questa frase è applicabile ovunque.
In psicologia, l'effetto prova (Mental Rehearsal) è stato confermato da un gran numero di studi: gli atleti provano le azioni nella loro mente, il che ha un effetto simile all'allenamento vero e proprio. Quando un pianista suona nella sua testa, attiva le stesse aree cerebrali di quando suona realmente. Questa è la versione scientifica della "Preparazione": la preparazione non è una perdita di tempo, la preparazione stessa è allenamento.
Nella gestione dei progetti, il Critical Path Method (CPM) e la gestione del rischio sono strumenti fondamentali. Un buon project manager non chiede "L'attività è stata completata?" Chiede "I rischi sono preparati?" Quando Boeing produce aerei, ha tre serie di piani di fornitura per ciascuna parte. Non è perché non si fidano del fornitore principale, è perché lo sanno: in caso contrario si tradurrà in un fallimento.
Nel mondo degli affari, "Six-pager" di Amazon è la pratica migliore. Bezos richiede un promemoria di sei pagine prima di qualsiasi decisione importante: non una formalità, ma una preparazione obbligatoria. Nelle sei pagine che scrivi devi pensare: qual è l'obiettivo? Quali sono i rischi? Cosa supportano i dati? Se non sei preparato, non riuscirai a scrivere nemmeno sei pagine. Si tratta dell'istituzionalizzazione dello "stabilimento precauzionale".
Nello sport, la leggenda del tennis Nadal ha un'abitudine famosa: prima di ogni partita, trascorre 30 minuti seduto da solo nello spogliatoio, senza riposarsi, ma provando l'intera partita nella sua mente. Ogni servizio, ogni risposta, ogni possibile reazione del tuo avversario. Non si sta “rilassando”, si sta “preparando”. Preparati finché il tuo corpo non ci crede, e poi ci credi davvero quando sali sul palco. Questo è un "istituto precauzionale": la preparazione non è conforto psicologico, ma preparazione fisiologica.
Nelle aziende familiari italiane, il segreto per un'eredità di tre generazioni non è "cogliere l'opportunità" ma "prepararsi per l'eredità". Sono in Europa da 25 anni, e ho visto l’azienda italiana più longeva. I padroni si prepareranno dieci anni prima della consegna, non per preparare "a chi verrà consegnata l'azienda", ma per prepararsi a "far funzionare l'azienda senza di me". Coltivano successori, stabiliscono sistemi e accelerano i processi. Quanto più sarai preparato, tanto più tranquillo sarà il passaggio di consegne. "Impreparazione o fallimento": l'eredità senza preparazione è la distruzione della ricchezza.
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Riepilogo di una frase
> La fortuna che ritieni sia inevitabile una volta terminati i preparativi.
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Questo articolo è stato originariamente scritto dall'allenatore Liu. Si prega di indicare la fonte in caso di ristampa.